De digitale trein is vertrokken en valt niet meer af te remmen. Ook in onze sector is digitaliseren niet langer een optie, maar een noodzaak om als kantoor overeind te blijven.
Toch hebben heel wat kantoren nog veel werk voor de boeg om zichzelf een “digitaal kantoor” te mogen noemen. Wat kenmerkt een digitaal kantoor? In dit artikel beantwoorden we die vraag aan de hand van acht cijfers die u zullen helpen om de digitale maturiteit van uw kantoor zelf te beoordelen.
Cijfer een: 2500 kantoren hebben nog veel manueel werk
Van de ongeveer 4400 accountancykantoren met personeel in België werken er maar liefst 2500 op een nog niet volledig gedigitaliseerde manier. Een 800-tal kantoren zou zelfs helemaal niet digitaal werken, wat binnenkort onmogelijk wordt met de e-invoicing die eraan komt.
Concreet betekent het dat deze kantoren vasthouden aan verouderde processen waarbij nog altijd te veel manueel werk komt kijken. Nochtans kan technologie hen helpen om deze repetitieve taken volledig te automatiseren.
De impact van een een niet-gedigitaliseerde werkwijze is duidelijk voelbaar op verschillende vlakken:
Impact op uw medewerkers
Medewerkers in niet-gedigitaliseerde kantoren hebben nog steeds te maken met piekperiodes qua workload. Werkt u op een digitale manier, dan vlakken die piekperiodes af en ervaren medewerkers minder stress, wat dan weer tot een hogere tevredenheid van uw medewerkers leidt.
Aantrekkingskracht als werkgever
Dat er een “war on talent” woedt in onze sector is wel duidelijk. Wil u als werkgever jonge talentvolle digital natives aantrekken? Dan zal u echt geen punten scoren door hen manueel werk te laten uitvoeren die perfect door technologie kan worden overgenomen. Als u daarentegen kan aantonen dat u mee bent met uw tijd en op een digitale manier werkt, dan bent u als werkgever aantrekkelijker voor de nieuwe generatie accountants. Zij willen geen gegevens meer overtypen, en ze hebben gelijk.
Waarde van uw kantoor
Er is ook een ware consolidatiegolf aan de gang in onze sector. Kantoren die de kaart trekken van digitale technologieën en processen, worden hoger gewaardeerd op basis van hun moderniteit en efficiëntie. De aantrekkelijkheid van uw kantoor is eigenlijk gelieerd aan de graad van automatisatie. Potentiële overnemers kijken naar de leeftijd van uw medewerkers, de tools die u gebruikt en de efficiëntie van uw digitale tunnel.
Cijfer twee: 2000 kantoren zonder taakregistratie
Van die 4400 kantoren met personeel, geven er 2000 aan dat ze nog niet met taakregistratie werken en dus alleen met uurregistratie. Nochtans is taakregistratie cruciaal, omdat het u een gedetailleerd beeld geeft hoeveel tijd er aan taken en projecten wordt gespendeerd. Dat helpt niet alleen om uw interne processen te optimaliseren; het vormt ook de basis voor Value Based Pricing, waarbij u niet langer factureert op basis van gepresteerde uren, maar op basis van de toegevoegde waarde die u uw klanten aanbiedt.
Als u geen taakregistraties bijhoudt en enkel uurregistraties, dan gaat u interne efficiëntiewinsten laten liggen omdat u geen waarde kan toevoegen aan opdrachten.
Cijfer drie: 100.000 euro toegevoegde waarde per medewerker
Volgens StatBel genereren grote ondernemingen met meer dan 250 medewerkers een gemiddelde toegevoegde waarde van 94.182 euro per medewerker, terwijl micro-ondernemingen met 1 tot 9 medewerkers gemiddeld 55.408 euro halen. Vanuit onze ervaring bij Anlisa zien we dat de meeste kantoren een toegevoegde waarde hebben per medewerker tussen de 65.000 en 85.000 euro.
Nochtans merken we bij Anlisa dat we door een value based pricing-model te implementeren binnen accountancykantoren vrij gemakkelijk de drempel van 100.000 euro toegevoegde waarde per medewerker overschrijden. Dat alles op een evenwichtige manier, zonder de klanten te choqueren. We zien zelfs kantoren die stilaan richting 150.000 euro aan het opschuiven zijn en hun klanten heel goed behouden.
Waarom is die toegevoegde waarde zo belangrijk? Daar zien we twee redenen voor.
Ten eerste zorgt een hogere toegevoegde waarde per medewerker ervoor dat u uw medewerkers een hoger loon kan aanbieden, wat helpt in de war on talent. Niet alleen tussen accountancykantoren, maar ook met andere sectoren die traditioneel hoge lonen bieden.
Ten tweede heeft een hogere toegevoegde waarde per medewerker impact op uw winstgevendheid, wat dan weer de waarde van uw kantoor ten goede komt. Een mogelijke vuistregel om uw winstgevendheid aan af te toetsen, is de zogenaamde regel van 40. Die regel van durfkapitalisten stelt dat het groeipercentage en de marge van een bedrijf samen ten minste 40% moeten zijn. Als uw kantoor dus jaarlijks met 30% groeit, dan is het oké als uw marge 10% bedraagt. Een bedrijf dat snel groeit kan hogere uitgaven rechtvaardigen, terwijl een bedrijf met een langzamere groei hogere winsten zou moeten hebben.
Een hogere toegevoegde waarde per medewerker is ook zeer belangrijk bij eventuele overnames, aangezien dit vaak wordt beschouwd als een indicator van een goed presterend en toekomstbestendig bedrijf.
Cijfer vier: -30% uurregistraties
Onze recente poll onder 120 accountants wees uit dat e-invoicing en e-reporting kunnen leiden tot een vermindering van 30% in de uurregistraties. Dit heeft grote implicaties voor kantoren met een verdienmodel waarbij per uur wordt gefactureerd. Minder uurregistraties betekent minder factureren, met een negatieve impact op de inkomsten.
Daarom is het cruciaal om over te stappen van uurtje-factuurtje naar value-pricing, waarbij de focus ligt op de waarde van de geleverde diensten in plaats van op het aantal gewerkte uren. Doet u dit liever niet, dan geeft u alle efficiëntiewinsten door digitalisering af aan de klant die u minder zal moeten betalen omdat er minder uren gepresteerd worden. Dat is bij value based pricing niet het geval. Zo wordt u niet gestraft door uw investeringen in digitalisatie.
Cijfer vijf: +300% per medewerker
Digitalisering heeft ertoe geleid dat elke dossierbeheerder nu stilaan drie keer zoveel klanten kan bedienen als voorheen. Eind vorige eeuw werd er nog gesproken van 18 tot 21 dossiers per medewerker, intussen zitten we aan 50 dossiers en meer.
Het aantal klanten per medewerker zal ook elk jaar blijven stijgen dankzij verdere efficiëntieverbeteringen door digitalisering. Met value based pricing kunnen kantoren deze verhoogde efficiëntie omzetten naar hogere winsten.
Cijfer zes: 3 partijen winnen
Digitaliseren zorgt voor efficiëntiewinst. Koppel daar nog value based pricing aan en er is een win-win-win-situatie voor zowel uw klanten, uw medewerkers als uw kantoor.
Klanten betalen minder voor hun accountant dan 25 jaar geleden, dankzij de digitalisering en efficiëntere manier van werken.
Medewerkers kunnen meer dossiers beheren in dezelfde tijd. Door te factureren op basis van de geleverde waarde en niet op uurbasis, kunnen ze ook een pak meer verdienen dan in het niet-gedigitaliseerde tijdperk. Bovendien zorgt de digitalisering voor minder piekperiodes en meer regelmaat in de werkuren, wat goed is voor de work-life balance.
Als accountant kan u hogere winsten boeken en tegelijk verhoogt u de waarde van uw kantoor.
Cijfer zeven: 1 centraal punt
Allemaal goed en wel, maar hoe maakt u de overstap van uurtje-factuurtje naar value based pricing? Wat denkt u van Anlisa als dat unieke, centrale punt om uw prijszetting te beheren.
Via onze software helpen wij accountancykantoren bij het creëren van rendabele abonnementsformules die aansluiten bij de behoeften van uw ideale klanten. Meer informatie over hoe wij u helpen om in 5 stappen over te schakelen naar value based pricing vindt u hier.
Cijfer acht: 3 abonnementsformules
We zien bij vele kantoren dat slim overschakelen van uurtje-factuurtje naar value-pricing de winst kan verdubbelen. Misschien vermoedt u nu dat alle klanten dan gaan lopen, maar dat is zeker niet het geval. Dat komt omdat goede dienstverlening finaal belangrijker is dan prijs.
Natuurlijk mag de prijs niet uit de hand lopen en daarop kan u inspelen door klanten te laten kiezen. Vroeger hadden klanten die keuze eigenlijk niet en konden ze alleen beginnen zeuren over het aantal aangerekende uren. Met value-pricing kan u dienstenpakketten samenstellen aan een voorspelbare prijs. Geef uw klant een aanbeveling en laat uw klant zelf beslissen.
Bij voorkeur legt u aan uw klant drie verschillende formules voor. Binnen bepaalde grenzen kan een klant dan zelf kiezen hoeveel die aan een accountant wil spenderen en weet uw klant vooraf wat het zal kosten. Dat vinden de meeste klanten heel aangenaam.
Heeft u andere vragen of bent u geïnteresseerd wat Anlisa kan betekenen voor uw boekhoudkantoor? Neem zeker contact met ons of vraag meteen uw online demo aan. We gaan graag in gesprek om ook uw kantoor efficiënter te doen werken voor meer rendabiliteit.